Quy chế dân chủ giữ chân nhân tài

Khái niệm QCDC xuất hiện lần đầu trong Bộ luật Lao động 2012, được Nghị định 60/2013/NĐ-CP và sau đó là Nghị định 149/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết với nhiều quy định tiến bộ, như cụ thể hóa nguyên tắc thực hiện dân chủ, quy định rõ trách nhiệm của NSDLĐ trong việc ban hành và thực hiện QCDC… Tinh thần đó vẫn được Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP kế thừa và phát huy.

Phân biệt quy chế dân chủ với nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể

Khác với QCDC và nội quy lao động (NQLĐ) là do NSDLĐ ban hành, thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) do đại diện NLĐ và đại diện NSDLĐ ký kết thông qua thương lượng tập thể (với trên 50% NLĐ biểu quyết tán thành).

Hơn thế, trong khi NQLĐ phải được đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền mới có giá trị sử dụng, TƯLĐTT chỉ cần được thông báo bằng văn bản với cơ quan lao động là có hiệu lực pháp lý. Riêng với QCDC thì NSDLĐ chỉ cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ để hoàn thiện nội dung là có thể ban hành.

Mặc dù QCDC, NQLĐ và TƯLĐTT giữ các vai trò khác nhau, nhưng chúng hỗ trợ lẫn nhau trong việc xây dựng môi trường làm việc tiến bộ, văn minh và kỷ luật. Cụ thể, QCDC đảm bảo cho NLĐ được biết, tham gia ý kiến, quyết định, kiểm tra, giám sát một số nội dung có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ. Ví dụ NLĐ có quyền đóng góp ý kiến về việc ban hành NQLĐ và ký kết TƯLĐTT.

Trong khi đó, NQLĐ giúp chuẩn hóa các hành vi, quan hệ ứng xử trong doanh nghiệp, là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với NLĐ vi phạm kỷ luật lao động. TƯLĐTT là thỏa thuận về điều kiện lao động và/hoặc các phúc lợi lao động. Hiện tại, pháp luật không quy định cụ thể nội dung của TƯLĐTT mà chỉ quy định nội dung không được trái với quy định của pháp luật, đồng thời khuyến khích đưa các điều khoản có lợi hơn cho NLĐ so với quy định của pháp luật.

Cần lưu ý là trong trường hợp NQLĐ và TƯLĐTT có nội dung trùng lắp thì NSDLĐ có trách nhiệm sửa đổi NQLĐ cho phù hợp với TƯLĐTT(1). Bên cạnh đó, trong khi NQLĐ và QCDC là các văn bản nội bộ buộc phải có ở doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên thì TƯLĐTT chỉ là văn bản được giao kết nếu cả doanh nghiệp và tập thể NLĐ xét thấy cần thiết.

QCDC cần thực chất

Nghị định 145 quy định doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên phải ban hành QCDC, trong đó quy định rõ nội dung và trình tự về đối thoại tại nơi làm việc, những nội dung mà doanh nghiệp phải công khai với NLĐ và các nội dung NLĐ được quyền tham gia ý kiến. Lưu ý là nếu doanh nghiệp đủ điều kiện nhưng không ban hành và thực hiện QCDC thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính đến 6 triệu đồng theo Nghị định 28/2020/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, NLĐ nào phát hiện hành vi sai phạm về tuân thủ QCDC hoàn toàn có quyền khiếu nại với NSDLĐ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại hoặc quá 30 ngày mà khiếu nại chưa được giải quyết thì NLĐ có quyền khiếu nại lần thứ hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi NSDLĐ đặt trụ sở để được giải quyết(2).

Có thể nói QCDC giúp NSDLĐ và NLĐ đạt được tiếng nói chung trong các vấn đề về lao động. Tuy nhiên, việc ban hành và thực hiện QCDC tại phần lớn doanh nghiệp còn mang tính hình thức và/hoặc bị “bỏ quên” và thường không phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp.

Thực trạng đó dẫn đến tinh thần dân chủ tại doanh nghiệp chỉ là trên giấy tờ, còn thực tế NLĐ không có điều kiện bày tỏ nguyện vọng hay trình bày kiến nghị cá nhân về khó khăn hay tiêu cực tồn tại trong quá trình làm việc, cũng như những đóng góp hữu ích giúp cho doanh nghiệp phát triển.

Môi trường làm việc thiếu dân chủ cũng khiến NLĐ cảm thấy bị áp đặt phải tuân thủ mệnh lệnh, do đó, các bên không hiểu nhau dẫn đến tranh chấp lao động, thậm chí là đình công. Vì thế, việc xây dựng QCDC phù hợp đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp là cần thiết để nâng cao chất lượng công việc, tinh thần làm việc, đem lại môi trường làm việc lành mạnh.

Xây dựng QCDC hiệu quả và phù hợp với quy định pháp luật

QCDC cần được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc chính: (i) thiện chí, hợp tác, trung thực, bình đẳng, công khai và minh bạch; (ii) tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ, NSDLĐ và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan; (iii) tổ chức thực hiện không trái với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội(3).

Bên cạnh đó, Nghị định 145 cũng hướng dẫn chi tiết và rõ ràng về các nội dung chính cần tuân thủ khi ban hành QCDC, bao gồm: các nội dung doanh nghiệp phải công khai như tình hình sản xuất kinh doanh, việc trích, lập, sử dụng các quỹ khen thưởng, phúc lợi do NLĐ đóng góp…(4); nội dung, hình thức để NLĐ được tham gia ý kiến, quyết định, kiểm tra, giám sát; tổ chức đối thoại tại nơi làm việc; tổ chức hội nghị NLĐ.

Bên cạnh các nội dung trên, doanh nghiệp cũng có thể bổ sung các hình thức dân chủ khác tại nơi làm việc, tùy nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp. Để đảm bảo hiệu lực thi hành và tính hiệu quả của QCDC, khi soạn thảo và ban hành QCDC, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau đây:

(i) Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi và nội dung chính của QCDC theo quy định của pháp luật; (ii) Bổ sung quy định phù hợp tình hình thực tế sản xuất, kinh doanh, phúc lợi lao động cũng như quy định nội bộ của doanh nghiệp. Ví dụ doanh nghiệp có các quỹ từ thiện hoặc quỹ dành cho các hoạt động ngoại khóa thì QCDC nên quy định NLĐ được phép tham gia ý kiến, quyết định, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các nội dung này.

Trong quá trình soạn thảo và trước khi ban hành, cần thiết tham khảo ý kiến của đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có). Nếu các bên có ý kiến khác nhau và không có tiếng nói chung về các điều khoản trong QCDC, doanh nghiệp có quyền quyết định nội dung nào sẽ được đề cập trong QCDC nhưng phải nêu rõ lý do không đồng ý với ý kiến của bên còn lại thông qua biên bản họp giữa các bên.

(iii) Mặc dù doanh nghiệp được lựa chọn hình thức thực hiện QCDC miễn sao pháp luật không cấm, nhưng việc quy định rõ ràng một hoặc một số hình thức nhất định nào đó là cần thiết để QCDC được thực hiện nhất quán, tránh các nhầm lẫn không đáng có.

(iv) Sau khi ban hành, QCDC cần được công khai và doanh nghiệp phải đảm bảo NLĐ có thể tiếp cận các thông tin. Doanh nghiệp cũng lưu ý giảm thiểu rủi ro việc QCDC đã ban hành bị tòa án hay các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét là vô hiệu và sẽ không có giá trị thực thi.

Vai trò của đại diện NLĐ

Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam đã ban hành Văn bản 1360/HD-TLĐ ngày 28-8-2019 hướng dẫn xây dựng và thực hiện QCDC tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu hữu ích để công đoàn cơ sở, tổ chức đại diện NLĐ tham khảo và tham mưu, hướng dẫn, tuyên truyền đến NLĐ.

Bên cạnh đó, công đoàn cơ sở hay tổ chức đại diện NLĐ còn có trách nhiệm: kiểm tra, giám sát việc tổ chức, thành phần tham gia, thời điểm diễn ra đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị NLĐ, xem chúng đã được thực hiện theo đúng QCDC và quy định của pháp luật hay chưa; đàm phán, thương lượng với NSDLĐ để sửa đổi TƯLĐTT và các quy chế nội bộ khác vì mục tiêu nâng cao các phúc lợi lao động cho NLĐ.

Các nhà làm luật mong đợi QCDC nắm giữ vai trò cầu nối giữa NSDLĐ và NLĐ trong việc trao đổi thông tin, bày tỏ nguyện vọng, tâm tư của NLĐ cũng như kiến nghị cách thức giải quyết những bất đồng, góp phần củng cố mối quan hệ lao động ngày càng được hài hòa. Mặc dù xây dựng và ban hành QCDC là nội dung bắt buộc thực hiện nhưng sự chủ động sớm từ phía NSDLĐ sẽ giúp tối đa hóa những lợi ích mà QCDC có thể đem lại cho cả NLĐ và doanh nghiệp.